视频会议室的设计方案是危害视频会议实际效果的主要原因之一，包含会场机器设备、会场合理布局、会场自然环境等。会议室的设计方案涉及到的信息极为普遍，仅限于篇数，大家下边仅列举一部分要素及提议。
视频会议会场机器设备包含监控摄像头、电视、麦克风及其音箱系统等主要的音频视频数据信号键入、外部设备。融合不一样的会场合理布局和室内装修标准，这种机器设备在配备上面应当有一定的差别，才可以真真正正确保大会实际效果。例如，会场的会议音响系统务必与会场合理布局开展有效的搭配才可以真真正正确保其实际效果，技术专业的会议音响系统设计方案取决于繁杂的音场检测与不断调节全过程。
视频会议会场合理布局包含总体方案设计、会场总面积、会场室内装修等：
1、会议室的室内空间布局
会议室室内空间关键依据出席会议较多总数来决策。4-6人的小会议室，坐位一般采用一字排开或小扇型;大中小型会议室，坐位放置绝大多数采用U字形，以获得最好视頻视角。
视频会议有关屋子应采用暗敷底方法布线线缆，便捷装线。屋子里的桌面上采用中性化或浅色系，可以将吊顶天花板抛向的灯光效果匀称地反射到与会人员的面部。不必应用乳白色的桌面上，摄像镜头会为了更好地融入乳白色的色度使焦距全自动调小，与会人员便会看起来太暗。视频会议室应避开噪杂或工作人员出入经常的地区，以防与会人员觉得不舒服。
2、会议室的灯源操纵
因为召开工作会议的时间任意的，因此房间内应应用人力灯源，防止太阳光。会议室最好的灯源应该是日日光灯或三基色灯。与此同时尽量防止监控摄像头采景范畴内有窗子，不然户外灯源会驱使监控摄像头焦距过小，导致黑喑。
3、会议室的音频输出设备布局
视频会议室内的回声反射杂讯对大会的作用危害比较大，因此提议将杂讯操纵在50db spl之内。怎样合理地操纵杂讯呢?采用全向话筒或是定项话筒。全向话筒应具备增益控制操纵、全向收集响声等作用;定项话筒一般一人一支。全套系统软件应以达到会议室要求为标准，尽量减少应用太多话筒而导致负面影响。除此之外，会议室须做隔音解决。
4、会议室的室内装修
靠窗户的墙壁可采用具备隔音实际效果的窗帘布(布幔)来阻隔窗前杂声，在其中以丝绒布褶皱窗帘布或布幔实际效果最好。视频会议室内墙壁运用软包背景墙。木地板最好是铺地毯，防止工作人员行走造成过多杂音;与此同时尽可能不必采用天然大理石墙壁，因天然大理石非常容易反射杂讯，危害响声实际效果。
5、会议室的开关电源操纵
监控摄像头、电视等视频监控设备最好是采用同相开关电源，关键会场的mcu、codec、监控摄像头应采用ups电源。在会议台的周边要安裝适当的互联网插孔和相对应的220v电源插头。
6、会议室的自然环境布局
规范的视频会议的自然环境，溫度18-25℃。维持对流传热顺畅，不适合过大。房间内尽可能配置通信设备专用型的消防灭火器。预埋不少于2个互联网插进端口号。尽可能减少室内室外噪声。
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